Consiste en contratar a otra compañía para que gestione todo lo relacionado con los abonos del salario correspondiente a los empleados, la gestión y representación ante la Seguridad Social, las retenciones, los grupos de cotización seguridad en 2023… Además de las altas bajas, los temas legales, fiscales…. por eso es importante mantener una estrecha relación con la empresa externa que vaya a realizar todas estas gestiones tan importantes para una empresa, ya sea pequeña mediana o gran empresa.
Hoy día con la digitalización todo esto es mucho más sencillo de llevar a cabo. Las comunicaciones son más fluidas rápidas y sencillas de gestionar. Hay cientos de plataformas que se dedican al outsourcing de nómina, incluso algunas como por ejemplo Payfit automatizan el proceso de gestión y creación de nóminas de los empleados.
Pero… existen ventajas y desventajas del outsourcing o externalización de la gestión de nóminas.
VENTAJAS
- Permite el ahorro de tiempos en los diferentes equipos, no sólo e recursos humanos sino que ahorra tiempo a directivos, managers y al propio empleado ya que los procesos mecánicos se automatizan y el resto lo gestiona la empresa contratada. El departamento de RRHH al final de mes se ve saturado por trámite de nóminas, con la externalización de procesos habría tiempo para trabajar en otros aspectos relativos a la gestión del personal.
- Reducción de costes. Tener un equipo in house es más costoso que externalizar el servicio para que un equipo de expertos se encarguen de este tipo de tareas.
- Mayor seguridad y confidencialidad. El hecho de no involucrar a equipos internos, disponer de una plataforma con accesos cifrados es una tranquilidad a la hora de tener los datos d los empleados guardados con seguridad.
- Disponer de un equipo de expertos para llevar a cabo no sólo gestión de nóminas sino temas fiscales, legales y de trato delicado.
- Eficiencia y calidad del servicio. La rapidez es clave en ciertos momentos como la gestión de una baja un alta… por eso tener un equipo especializado puede ahorrar tiempo a la hora de gestionar ciertas situaciones complejas de tramitar.
DESVENTAJAS
- Dificultad para adaptarse al uso de la herramienta por parte de los equipos internos.
- Si la empresa externa no efectúa una gestión fiscal adecuada, las sanciones serán para el negocio. Por lo tanto, es vital encontrar una compañía certificada, con una trayectoria sólida y un método de trabajo seguro.
- Necesidad de establecer un contrato sólido y acuerdos claros con el proveedor externo
- Riesgo de interrupciones en el servicio o falta de respuesta rápida ante problemas o consultas. Por ello hay que saber elegir la empresa con la que se va a trabajar y cerrar puntos de este tipo en el contrato, de esta forma se asegurará un trato eficaz e inmediato en momentos de máxima tensión.
- Posible falta de conocimiento detallado del negocio y sus particularidades por parte del proveedor externo.
Como resumen, tras leer varias ventajas y desventajas, la agilidad de este servicio merece la pena. Contar con un programa para hacer nóminas puede ser una buena solución para tu empresa.
